Lorsque l’asset management n’est pas correctement maîtrisé, les prises de décisions pour le renouvellement des matériels, logiciels et contrats peuvent vite se complexifier !

Qu’est-ce que l’Asset Management ?

Les assets, autrement appelés « actifs » informatiques dans notre contexte, sont l’ensemble des équipements matériels, logiciels et contrats de l’entreprise. La gestion des actifs s’organise le plus souvent, via un logiciel de gestion de parc informatique.

Au sein du logiciel, chaque actif est associé à un identifiant unique et regroupe plusieurs informations essentielles. Pour une gestion optimale, sont indiqués généralement les informations suivantes : identifiant (unique), nom, localisation, date d’achat, coût, …

Pour exemple :

1 – La méthode d’ANTAŬEN

Une fois les processus définis, il est nécessaire de réaliser un premier inventaire des actifs de l’entreprise (matériels, logiciels, contrats, …) afin de s’assurer d’avoir un état des lieux précis.

Nous préconisons une démarche progressive. Cette dernière consiste à inventorier dans un premier temps, tous les matériels et contrats de maintenance associés. Puis, dans un second temps, d’inventorier tous les logiciels et contrats (maintenance, licences, …).
Toutes les informations sont centralisées dans un outil de type CMDB (Configuration Management Data Base).

2 – Une démarche pragmatique

Nous avons pour habitude de définir ou de redéfinir les processus de l’asset management. Généralement, nous impliquons l’ensemble des acteurs, c’est-à-dire le service informatique, le service achat, les services généraux, le service comptabilité, …

Tous les processus décrivent l’ensemble des actions, des intervenants et des rôles de chacun.

3 – Et après, comment gérer concrètement son asset management ?

Il est nécessaire de créer dans votre logiciel de gestion de parc informatique, un lien entre les actifs en se basant sur la partie matérielle. D’où la recommandation de notre démarche structurée par étape !

La gestion des immobilisations des actifs est un élément important à prendre en compte également du point de vue comptabilité, notamment pour une gestion financière optimale.

Ainsi, un rapprochement entre les assets et les immobilisations est à réaliser au même titre que l’inventaire. En l’occurrence, cela permet d’avoir une base de référence à mettre à jour à chaque mouvement du parc : entrée ou sortie des actifs.

Pour conclure, le maintien d’une bonne gestion de ses actifs passent par un état précis de ces derniers ainsi que par une communication et une revue régulière des processus avec les équipes. L’asset management est un ensemble de démarches nécessaire afin de prendre les meilleures décisions, notamment en matière d’achat, de renouvellement et de gestion efficiente des immobilisations de l’entreprise.

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