78% des directeurs financiers déclarent augmenter leurs investissements dans les technologies du numérique afin d’améliorer leur performance opérationnelle. Il y a donc peu de doute à avoir : la finance du futur sera digitale. Mais, ce qui est valable pour la finance l’est aussi pour les autres services. Cependant, cette convergence numérique ne peut se réaliser qu’avec des solutions ERP ergonomiques et évolutives.

Une solution ERP est-elle un gage de productivité ?

L’usage de solution ERP (Enterprise Resource Planning) dans les entreprises est très répandu. Ce type de solution logiciel est utilisé par les entreprises pour gérer leurs activités quotidiennes. On évoque la comptabilité, les achats, la gestion de projets, la gestion des risques et la conformité, ainsi que les liens avec les opérations de supply chain (WMS). L’ERP permet de gérer totalement ou quasi totalement son système de gestion informatique.

Effectivement, un ERP est intégré. Ce qui signifie que l’ensemble de ces modules sont nativement connectés les uns aux autres. Pourquoi ? Simplement, pour s’affranchir des travaux de réconciliation, fort pénibles et chronophages. Mais les ERPs n’ont pas été conçus pour répondre aux enjeux de toutes les sociétés de manière uniforme. La promesse de l’intégration ne peut alors être que partiellement tenue puisqu’elle se limite aux périmètres gérés dans l’outil : la comptabilité des frais généraux, les immobilisations et la comptabilité générale.

Pour tout le reste, l’ERP doit être appuyé par des solutions périphériques (MRP) et des entrepôts de données capables de supporter la granularité et donc la volumétrie nécessaire à l’analyse. Tout simplement parce que les reportings sont toujours plus exigeants. Cela entraine donc des interfaces, des mappings, des rejets, des recyclages, des écarts de données.

On parle dans ce cadre de MRP (commerce, achats, stock, données techniques, fabrication, calcule des besoins, PIC/PDP) ! Cela va donc créer un écosystème autour des fonctions que sont la comptabilité, la gestion de projet, le CRM, la gestion des risques et la qualité.

L’ERP doit être paramétré au mieux pour caler à l’organisation de l’entité. Notamment concernant la transversalité des processus entre les différentes fonctions d’une entreprise, et leurs automatisations. En clair, l’organisation de l’ERP ne repose plus sur un système en silo, chaque entité disposant de toutes les informations en temps réel. Le choix du bon ERP devient Cornélien !

Comment effectuer le choix de sa solution ERP ?

Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises hésitent à sauter le pas, car cela sous-entend remettre en question un certain nombre de processus métiers.

Selon la typologie des entreprises, les choix seront différents. En effet, une PME pourra regarder des solutions de type SaaS, qui lui évitera des investissements matériels/logiciels, ainsi que le maintien en conditions opérationnelles. Des sociétés disposant d’équipes plus structurées (ETI) pourront plus facilement réfléchir à des solutions internes voire hybrides.

Le choix de la solution est important, mais l’outil seul ne répondra pas forcément aux besoins si vous ne vous êtes pas posé les bonnes questions avant de vous lancer dans le renouvellement de votre solution ou dans la mise en place d’un ERP.

« Nous allons au travers de cet article, vous éclairer sur les questions qu’il est intéressant de se poser, ainsi que notre approche pour accompagner cette démarche de choix de solution digitale. »

La démarche générale pour choisir son ERP ?

Nous commençons par la réalisation d’un cadrage avec l’équipe du CODIR afin de réaliser un premier état des lieux, identifier les attendus de l’outil de gestion informatique (ERP, EDI, …) et les attendus de l’accompagnement.

La seconde étape consiste à recueillir vos besoins. Nous étudions ensemble au travers d’ateliers avec les représentants (Key user) l’ensemble de vos équipes (approche collaborative), afin d’identifier les forces et faiblesses de la ou les solutions en place, ainsi que les nouveaux besoins.

Nous analysons aussi les flux et leur adéquation au système existant/futur

Les ateliers d’analyse des process et flux de l’entreprise

Lors de ces ateliers, nous étudions :

• Identification des attentes globales,
• Identification et analyse des flux existants,
• Identification des processus existants, Flux et processus, la différence et mince
• Identification des attentes des différents services (manque actuel des outils, flux cible, …),
• Etude documents Excel et des éditions sortantes, questionnement sur les EDI,
• Les attentes en termes de niveau de service (Disponibilité, GTI, GTR),
• Une analyse des environnements (Technique, Bases de données, …) et une identification de l’architecture envisagée (On premise ou SaaS).

Synthèse des processus et flux d’informations

Nous réaliserons un livrable qui permettra de synthétiser l’ensemble des éléments dans un objectif de choix d’orientation.

Cette étape permet de réaliser :

• La description des flux attendus et existants,
• Identification des éléments spécifiques à l’activité ou pouvant être plus ou moins bien gérés sur certains ERP,
• Plan d’actions à réaliser pour améliorer l’écosystème de gestion,
• Une sélection argumentée de solutions candidates (éventuellement des combinaisons de solution),
• Un macro-chiffrage du projet,
• Un macro-planning de mise en œuvre possible.

Construire votre cahier des charges pour votre Solution ERP

La troisième étape consiste à consolider les besoins, que nous formalisons dans un cahier des charges.

Le cahier des charges contient plusieurs informations qui permet de décrire :

• Une présentation du contexte et des enjeux client,
• Les besoins validés, avec une liste de points d’attention,
• Les attendus pour le pilotage du projet (Comitologie),
• Un macro-planning de mise en œuvre possible.

Analyser des solutions ERP proposées

La quatrième étape consiste à étudier les offres, les évaluer (au travers d’une grille de notation factuelle) avant de réaliser un arbitrage pour prise de décision des solutions à retenir en short list.

Nous préconisons de retenir 2 ou 3 propositions pour la phase de soutenance, qui permet d’évaluer et d’affiner si besoin les orientations qui sont proposées, afin de choisir la solution et le partenaire le plus adapté aux besoins exprimés.

En complément, ce cahier des charges permettra de vérifier si votre solution ERP en place sait répondre aux nouveaux besoins exprimés. Le cahier des charges évalue précisément les nouvelles solutions.

Les avantages d’un accompagnement pour déterminer sa solution ERP

Les avantages sont multiples, mais ils doivent surtout être mesurés et évalués au regard de votre contexte et de vos attentes :

• Se faire accompagner par un cabinet d’AMOA pour vous aider à choisir la bonne solution, tout en restant neutre dans la prise de décision,
• Prendre les bonnes décisions en ayant la possibilité de confronter ses idées avec des personnes expérimentés,
• Optimiser ses coûts financiers en faisant des choix éclairés,

En conclusion, le bénéfice majeur attendu d’un ERP, est d’augmenter la performance globale de l’entreprise, en jouant sur plusieurs facteurs. L’organisation de l’entreprise va reposer de plus en plus sur des processus, et non des fonctions. L’automatisation de ces processus ne peut qu’améliorer la productivité, en optimisant l’efficacité des opérationnels. Les informations circulent automatiquement en temps réel, ce qui accélère les traitements, sans saisir à nouveau les données. Autre bénéfice, vous limitez ainsi les erreurs humaines. Par contre, vous l’avez compris, la construction de votre projet ERP est complexe. Un accompagnement de qualité sera vous guider vers les bons choix en respectant les délais et la qualité.

Découvrez les éléments essentiels concernant notre accompagnement.