Réussir son projet ERP
Pour rappel, un ERP (Enterprise Resource Planning) est un type de logiciel qui permet de gérer les activités quotidiennes telles que la gestion des achats, les ventes, la production ou encore la logistique. En somme toute la supply chain jusqu’à la comptabilité…L’ERP permet de gérer totalement ou quasi totalement son système de gestion informatique. Il représente par conséquent, un outil majeur, essentiel pour assurer le fonctionnement, le développement et la performance de l’entreprise. Son principal atout est de centraliser l’information dans un seul outil.
Alors, comment réussir son projet ERP en toute confiance ?
L'ERP un gage de productivité ?
La mise en œuvre d’un nouvel ERP peut être une formidable opportunité pour l’entreprise à bien des égards. Une opportunité de redéfinir les besoins, les usages et les processus qui en découlent pour l’entreprise, en impliquant la direction et les collaborateurs.
Effectivement, un ERP est intégré. Ce qui signifie que l’ensemble de ses modules sont nativement connectés les uns aux autres.
Pourquoi ? Simplement, pour mieux maitriser les flux de données et le nombre d’interfaces entre les différentes applications. Plus vous aurez de modules répondant à vos besoins (achats, vente, production, logistique, supply chain, comptabilité, reporting…) intégrés à votre ERP, plus vous serez en maitrise du nombre d’applications de votre SI.
L’ERP doit être paramétré au mieux pour s’adapter à l’organisation de l’entreprise. Il est essentiel de standardiser au maximum les flux. Notamment concernant la transversalité des processus entre les différentes fonctions d’une entreprise, et leurs automatisations.
En clair, l’organisation de l’ERP ne repose plus sur un système en silo, chaque entité disposant de toutes les informations en temps réel. Le choix du bon ERP devient Cornélien !
Comment effectuer le choix de sa solution ERP ?
Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises hésitent à sauter le pas, car cela sous-entend de réinterroger les processus métiers.
Selon la typologie des entreprises, les choix seront différents. En effet, une PME pourra regarder des solutions de type SaaS, qui lui évitera des investissements matériels/logiciels, ainsi que garantir le maintien en conditions opérationnelles dans de bonne condition. Des sociétés disposant d’équipes plus structurées (ETI) pourront plus facilement réfléchir à des solutions internes voire hybrides. Cependant, nous constatons que les tendances du marché des ERP se tournent vers des solutions SaaS ou hébergées.
Le choix de la solution ERP est important, mais l’outil seul ne répondra pas forcément aux besoins si vous ne vous êtes pas posé les bonnes questions avant de vous lancer dans le renouvellement de votre solution ou dans la mise en place d’un ERP.
« Nous allons vous éclairer sur les questions qu’il est intéressant de se poser, ainsi que notre approche pour accompagner cette démarche de choix de solution digitale. »
Les aspects technologiques à prendre en considération
Il est essentiel de bien évaluer les composants technologiques lors de l’évaluation de ses besoins en matière de choix d’ERP.
La solution ERP doit être technologiquement « ouverte » à l’aide d’API (interface de programmation d’application) afin de permettre l’interconnexion avec des applications tierces pour garantir un bon niveau d’interopérabilité. Plus vous aurez de modules répondants à vos besoins, moins vous aurez d’applications externes à interconnecter.
La solution ERP doit être technologiquement « innovante » afin de bénéficier de technologie évolutive et de mieux garantir la pérennité de l’éditeur et de sa solution logiciel.
L’infrastructure SI de votre ERP doit être « fiable », sécurisée afin de répondre à vos enjeux de continuité d’activité (PCA) ou vos besoins de reprise d’activité en cas de sinistre majeur (PRA) . Évaluez correctement ces aspects que vous optiez pour une solution OnPremise, ou Cloud de type solution SaaS.
Démarche générale pour choisir son ERP
Afin de vous accompagner au mieux dans le choix de votre future ERP, l’équipe ANTAŬEN propose une démarche en 3 étapes.
ETAPE 1 : L’analyse de l’existant et des besoins
L’équipe ANTAŬEN commence par la réalisation d’un cadrage avec les membres du CODIR afin de réaliser un premier état des lieux.
- identifier les attendus de l’outil de gestion informatique (ERP, EDI, …) ;
- les perspectives de croissance de l’entreprise ;
- et les attendus de l’accompagnement.
Cette étape consiste à recueillir vos besoins. Nous étudions conjointement, au travers d’ateliers avec les représentants de l’ensemble de vos équipes (approche collaborative). Le but est d’identifier les forces et faiblesses de la ou les solutions en place ainsi que les nouveaux besoins. Nous intégrons dans cette étape, l’analyse des flux et de leur adéquation au système existant/futur. Nous validons également que le processus est conforme au fonctionnement standard des ERP pour éviter des développements spécifiques.
Les ateliers d’analyse des process et flux de l’entreprise
Lors de ces ateliers, nous identifions :
- Les attentes globales ;
- Les flux existants et leurs processus ;
- Ainsi que les attentes des différents services (manque actuel des outils, flux cible, …).
Nous étudions :
- Les documents Excel et des éditions sortantes, questionnement sur les EDI ;
- Quelles sont les attentes en termes de niveau de service (Disponibilité, GTI, GTR).
Et nous faisons une analyse des environnements (Technique, Bases de données, …) afin d’identifier l’architecture envisagée (On premise ou SaaS).
Synthèse des processus et flux d’informations
Nous réalisons alors un livrable qui permet de synthétiser l’ensemble des éléments dans un objectif de choix d’orientation.
Cette 1ère étape permet donc de réaliser :
- La description des flux attendus et existants ;
- Identification des éléments spécifiques à l’activité ou pouvant être plus ou moins bien gérés sur certains ERP ;
- Le plan d’actions à réaliser pour améliorer l’écosystème de gestion ;
- Une sélection argumentée de solutions candidates (éventuellement des combinaisons de solution) ;
- Un macro-chiffrage du projet ;
- Et un macro-planning de mise en œuvre possible.
ETAPE 2 : Construire le cahier des charges de votre ERP
Nous consolidons les besoins, que nous formalisons dans un cahier des charges. Ce cahier des charges contient plusieurs informations qui permettent de décrire :
- Une présentation du contexte et des enjeux client ;
- Les besoins validés, avec une liste de points d’attention ;
- Les attendus pour le pilotage du projet (Comitologie) ;
- Les attendus en termes d’accompagnement et de formation ;
- Un macro-planning de mise en œuvre possible.
ETAPE 3 : Analyse et évaluations des offres de logiciels
Cette dernière étape consiste à étudier les offres et les évaluer au travers d’une grille de notation factuelle. Ensuite, réaliser un arbitrage généralement avec la DSI et le CODIR, pour prise de décision des solutions à retenir en short list.
Nous préconisons de retenir 2 ou 3 propositions pour la phase de soutenance. Cela permet d’évaluer et d’affiner si besoin les orientations qui sont proposées. En effet, l’objectif est de choisir la solution ERP et le partenaire le plus adapté aux besoins exprimés.
Nous préconisons de réaliser l’évaluation des solutions en shortlist via un jeu d’essai afin de contextualiser la solution ERP.
Nous recommandons de prendre en considération quelques éléments importants dans le choix de la solution ERP et l’intégrateur :
- Choisir un logiciel ERP du marché répondant aux enjeux de votre activité métier. Un ERP qui intègre des modules répondants à vos besoins permet d’éviter des développements spécifiques ;
- S’assurer de l’aptitude de l’intégrateur à pouvoir accompagner l’entreprise sur le long terme ;
- Vérifier la stabilité organisationnelle et financière de votre futur partenaire. N’hésitez pas à demander des références clients !
- Evaluer la qualité du service client ;
- Et s’assurer que les aspects technologiques répondent bien à vos attentes.
Les avantages d’un accompagnement pour déterminer sa solution ERP
Les avantages sont multiples, mais ils doivent surtout être mesurés et évalués au regard de votre contexte et de vos attentes :
- Se faire accompagner par un cabinet de conseil et d’AMOA pour vous aider à choisir la bonne solution, tout en restant neutre dans la prise de décision ;
- Prendre les bonnes décisions en ayant la possibilité de confronter ses idées avec des personnes expérimentés qui maitrise le marché et les solutions ;
- Optimiser ses coûts financiers en faisant des choix éclairés.
Conclusion
Le bénéfice majeur attendu d’un ERP est d’augmenter la performance globale de l’entreprise, en jouant sur plusieurs facteurs.
- Des processus automatisés : l’automatisation des processus ne peut qu’améliorer la productivité, en optimisant l’efficacité des opérationnels ;
- Une cohérence entre toutes les informations reçues/transmises en temps réel ;
- Et une accélération des traitements des taches et une limitation des erreurs humaines.
En revanche, vous l’avez compris, la construction de votre projet ERP est complexe. Un accompagnement de qualité saura vous guider vers les bons choix en respectant les délais et la qualité.
